เบื่อไหมกับกองเอกสารขอลาที่รกโต๊ะ? หรือการต้องตอบคำถามซ้ำๆ ว่า “เหลือวันลาพักร้อนกี่วัน?” HR ยุคใหม่ ไม่ต้องทนกับความยุ่งยากเหล่านี้อีกต่อไป! เพราะ AI กำลังเข้ามาเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการวันลาให้ง่าย รวดเร็ว และแม่นยำกว่าเดิม
HR Bot คืออะไร?
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยี AI ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตประจำวันของเรา ไม่ว่าจะเป็นการทำงานหรือการใช้ชีวิตประจำวัน และสำหรับ HR ยุคใหม่ AI ได้นำเสนอเครื่องมือที่ทรงพลังอย่าง “HR Bot” ที่เปรียบเสมือนผู้ช่วยส่วนตัวในการจัดการงานที่ซ้ำซ้อนและกินเวลา หนึ่งในงานที่ HR ต้องเผชิญคือการจัดการวันลาของพนักงาน ซึ่งมักเต็มไปด้วยความยุ่งยากและเสียเวลา
- ปัญหาที่ HR ต้องเผชิญ:
- การตอบคำถามซ้ำๆ เกี่ยวกับวันลาคงเหลือ
- การอนุมัติคำขอลาที่ล่าช้า
- การแจ้งเตือนพนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ
เราจึงอยากแนะนำ HR Bot ที่จะเข้ามาเป็นหนึ่งในโซลูชันที่จะเข้ามามีส่วนช่วยให้องค์กรจัดการวันลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
อ่านมาถึงตรงนี้แล้วหลายคนอาจจะยังมีคำถามว่า
"แล้ว HR Bot จัดการวันลาคืออะไรกันหล่ะ?"
หากให้อธิบายแบบเข้าใจง่ายๆเลย HR Bot สำหรับการจัดการวันลา ก็คือ ระบบอัตโนมัติที่ช่วยพนักงานและฝ่ายบุคคลจัดการเรื่องวันลาได้สะดวกขึ้น โดยใช้ AI หรือ Chatbot ในการประมวลผลคำขอลา วันลาคงเหลือ สถานะการอนุมัติ รวมทั้งสรุปและให้คำแนะนำเบื้องต้น ช่วยลดงานเอกสาร และทำให้พนักงานได้รับคำตอบที่รวดเร็วผ่านแพลตฟอร์มที่คุ้นเคย เช่น Line, Microsoft Teams, Slack หรือ Web Portal ของบริษัท
เหตุผลที่องค์กรยุคใหม่ต้องมี HR Bot จัดการวันลา
✅ สำหรับพนักงาน
สะดวก: ขอลา เช็กสิทธิ์ ได้ทุกที่ทุกเวลา
รวดเร็ว: รู้ผลอนุมัติไว ไม่ต้องรอนาน
โปร่งใส: ตรวจสอบข้อมูลลาได้ชัดเจน
แม่นยำ: ลดผิดพลาด คำนวณวันลาถูกต้อง
✅ สำหรับ HR
ลดภาระงาน: เอกสารน้อยลง ตอบคำถามน้อยลง
เพิ่มประสิทธิภาพ: ระบบอัตโนมัติ จัดการวันลาไวขึ้น
เข้าถึงข้อมูลเชิงลึก: เข้าถึงสถิติการลา วิเคราะห์ได้
✅ สำหรับองค์กร
ลดต้นทุน: ใช้ทรัพยากรน้อยลง
ปรับปรุงประสบการณ์พนักงาน: พนักงานสะดวกขึ้น ทำงานดีขึ้น
เพิ่มผลิตภาพ: บริหารงานบุคคลมีประสิทธิภาพ
องค์กรแบบไหนที่ HR Bot จัดการวันลาตอบโจทย์ที่สุด
องค์กรที่มีพนักงานจำนวนมาก และต้องการลดภาระงาน HR
องค์กรที่มีรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid Work หรือ Remote Work และต้องการระบบจัดการวันลาแบบออนไลน์
องค์กรที่มีความต้องการใช้งานระบบอัตโนมัติเพื่อเข้ามาช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซ้อนของฝ่าย HR
ตัวอย่างการใช้งาน HR Bot จัดการวันลา
ตรวจสอบวันลาคงเหลือ
- ไม่ต้องรอ HR ตอบ: พนักงานสามารถตรวจสอบจำนวนวันลาคงเหลือของตนเองได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นวันลาพักร้อน วันลาป่วย หรือวันลาประเภทอื่นๆ ผ่านการสนทนากับ HR Bot
- ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์: บอทเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล HR โดยตรง ทำให้ข้อมูลวันลาคงเหลือมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันเสมอ
- วางแผนการลาได้สะดวก: พนักงานสามารถตรวจสอบวันลาคงเหลือเพื่อวางแผนการลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลผิดพลาด หรือต้องเสียเวลาติดต่อ HR
- เข้าถึงได้ง่ายทุกที่ทุกเวลา: สามารถตรวจสอบวันลาคงเหลือได้ผ่านแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย เช่น Microsoft Teams
ยื่นใบลาออนไลน์ผ่าน e-Forms
- ฟอร์มลาอัตโนมัติ: เมื่อพนักงานต้องการยื่นขอลา ไม่ต้องเสียเวลาหาหรือดาวน์โหลดฟอร์มลาให้ยุ่งยาก เพียงคลิกปุ่ม “ยื่นใบลา” ในแชทบอท ระบบจะดึงฟอร์มลาอัตโนมัติขึ้นมาให้กรอกทันที
- กรอกข้อมูลง่ายๆ: ฟอร์มลามีรูปแบบที่ใช้งานง่าย พนักงานสามารถกรอกข้อมูลต่างๆ ได้สะดวก ไม่ว่าจะเป็น ประเภทการลา วันที่ลา เหตุผลการลา หรือรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- ส่งคำขอได้ทันที: เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วน สามารถส่งคำขอลาผ่านแชทบอทได้ทันที โดยไม่ต้องรอ HR หรือหัวหน้างานรับเอกสารด้วยตนเอง
- ลดขั้นตอน ลดเวลา: ช่วยลดขั้นตอนการขอลา ลดการใช้กระดาษ และประหยัดเวลาทั้งของพนักงานและ HR
การอนุมัติ/ปฏิเสธการลา
- แจ้งเตือนอัตโนมัติ: เมื่อพนักงานยื่นขอลา หัวหน้างานหรือผู้มีอำนาจอนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนทันทีผ่านบอท
- ตรวจสอบข้อมูลสะดวก: บอทแสดงรายละเอียดการลาทั้งหมดอย่างชัดเจน เช่น ประเภทการลา วันที่ลา เหตุผลการลา และจำนวนวันลาคงเหลือ
- อนุมัติหรือปฏิเสธได้ทันที: หัวหน้างานสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอลาได้โดยตรงผ่านแชทบอท โดยไม่ต้องเสียเวลาเปิดอีเมลหรือเอกสาร
- ระบบบันทึกอัตโนมัติ: บอทจะบันทึกผลการอนุมัติหรือปฏิเสธลงในระบบ HR อัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
- ลดขั้นตอน ลดเวลา: ช่วยลดขั้นตอนการอนุมัติ ลดการใช้เอกสาร และประหยัดเวลาทั้งของหัวหน้างานและ HR
การตรวจสอบสถานะคำขอลาและแจ้งเตือน
- ตรวจสอบสถานะได้ตลอดเวลา: พนักงานสามารถตรวจสอบสถานะคำขอลาของตนเองได้ตลอดเวลาผ่าน HR Bot ไม่ว่าคำขอจะอยู่ในขั้นตอนการพิจารณา อนุมัติ หรือปฏิเสธ
- แจ้งเตือนแบบเรียลไทม์: เมื่อคำขอลาได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ พนักงานจะได้รับการแจ้งเตือนทันทีผ่านบอท ทำให้ทราบผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็ว
- ลดความกังวล: ไม่ต้องคอยติดตามหรือสอบถาม HR ด้วยตนเอง ช่วยลดความกังวลและทำให้ทราบผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจน
- ข้อมูลชัดเจน: การแจ้งเตือนจะแสดงรายละเอียดคำขอลาและผลการอนุมัติ/ปฏิเสธอย่างชัดเจน ทำให้พนักงานเข้าใจสถานะได้อย่างครบถ้วน
- ช่องทางการแจ้งเตือนที่สะดวก: การแจ้งเตือนไปบน Microsoft Teams ที่พนักงานใช้ประจำทำให้ไม่พลาดข้อมูลข่าวสาร
รายงานความเคลื่อนไหวส่งตรงถึงนาย (HR และหัวหน้าทีม)
- ข้อมูลเชิงลึกเพื่อการวิเคราะห์: ระบบ HR Bot จะทำการสรุปและรายงานข้อมูลการลางานของพนักงานอย่างละเอียด ไม่ว่าจะเป็นประเภทการลา จำนวนวันลา หรือเหตุผลในการลา
- การวิเคราะห์แนวโน้ม: ข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปวิเคราะห์เพื่อหาแนวโน้มหรือรูปแบบการลางานของพนักงานในแต่ละช่วงเวลาหรือแต่ละแผนก
- การปรับปรุงกลยุทธ์: หัวหน้าทีมและ HR สามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์ในการบริหารจัดการทีม เช่น การวางแผนกำลังคน การปรับปรุงสวัสดิการ หรือการสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีขึ้น
- การพัฒนาองค์กร: การเข้าใจถึงเหตุผลและรูปแบบการลางานของพนักงาน จะช่วยให้องค์กรสามารถพัฒนากลยุทธ์ในการรักษาพนักงานที่มีความสามารถ และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี
- การเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็ว: ทำให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว
สรุป
HR Bot คือตัวช่วยที่ HR ยุคใหม่ขาดไม่ได้! เพราะช่วยให้พนักงานลาง่ายขึ้น แถม HR ยังทำงานง่ายขึ้นด้วย ไม่ว่าจะเป็นการขอลา ตรวจสอบสถานะ หรือวิเคราะห์สถิติ HR Bot ก็จัดการให้หมด แถมยังช่วยให้องค์กรทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
สัปดาห์หน้า HR Bot จะมาโชว์ฟีเจอร์ใหม่! ที่จะทำให้ HR ทำงานง่ายขึ้นแบบที่คุณคาดไม่ถึง รอติดตามได้เลย!
สนใจ HR Bot หรือมีคำถาม? ติดต่อเราได้เลย:
โทร: 0 2260 4572 หรือ อีเมล: contact@revolictech.com
the Ape
นักคิดสายแอคทีฟ
Nalin
ดีไซน์เนอร์สายอาร์ต
Niya
อินฟลูเอนเซอร์พลังบวก